Overtagelsesdag
Overtagelsesdagen fremgår af aftalen med udlejer. Senest på overtagelsesdagen skal udlejer overdrage det lejede og nøgler hertil til lejer.
Det lejedes stand ved overtagelsen
Udlejer skal som udgangspunkt stille det lejede til lejerens rådighed i god og forsvarlig stand. Det lejede skal være rengjort, ruderne være hele og alle udvendige døre være forsynede med brugbare låse med tilhørende nøgler. Alle nøgler til lejemålet skal overdrages til lejer.
Lejers gennemgang og mangelsliste
Lejer kan ikke tilpligtes at aflevere det lejede i bedre stand end ved indflytningen. Derfor er det vigtigt at dokumentere standen ved indflytningen. Og måske er der forhold, som udlejer skal udbedre allerede under lejeforholdet.
Lejer bør derfor straks ved overtagelsen og i dagene derefter går det leje nøje igennem. Lejer bør notere alle forhold ned, der enten ikke er i overensstemmelse med det anførte i lejekontrakten eller i øvrigt ikke er i orden eller tilfredsstillende. Denne skriftlige mangelsliste bør udbygges i de første dage under lejeforholdet efterhånden som lejer opdager mangelfulde forhold. Lejers mangelsliste skal bevissikkert overlades til udlejer (eller dennes repræsentant, f.eks. administrator eller advokat) senest 14 dage efter lejeforholdets påbegyndelse. Det er vigtigt, at lejer får en kvittering for at have afleveret den til udlejer. Eller at lejer på anden måde er i stand til at dokumentere, at der rettidigt er fremsat indsigelse om manglerne overfor udlejer.
Og lejeren skal naturligvis gemme listen omhyggeligt og have sit eget eksemplar til rådighed ved fraflytningen.
Fristen på 2 uger starter på den dag, lejemålet overtages efter lejeaftalen og lejer får nøglen. Det er ikke nødvendigvis den samme dag, hvor lejeren rent faktisk flytter ind eller begynder at gøre i stand.
Lejer bør i øvrigt gennemfotografere lejemålet ved indflytningen og opbevare billederne/videoerne til brug ved fraflytning. Hvis der skal fotodokumenteres detaljer, er det vigtigt at starte med at tage billeder på så lang afstand, at det er helt tydeligt og genkendeligt, hvor billedet er optaget. Og så derefter tage en række billeder, hvor man går tættere og tættere på for at slutte med et nærbillede af detaljen. Så kan man senere ved at gå baglæns i billedrækken se, at detaljen er fra lejemålet og ikke en hvilken som helst dårlig detalje, der kunne være i et hvilket som helst andet lejemål.
Billedoptagelserne kan eventuelt medfølge lejers mangelsliste til udlejer, og blive en del af dokumentationen for lejemålets stand ved indflytningen.
Udlejers reaktion på lejers mangelsliste
Udlejer kan reagere på modtagelsen af lejeres mangelsliste på forskellige måder.
Enten kan udlejer vælge at udbedre de påpegede mangler. Eller udlejer kan undlade at udbedre de påpegede mangler.
Hvis udlejer undlader at udbedre, afhænger lejers videre muligheder af hvor væsentlig manglen er for lejers brugsret.
- Hvis manglen er væsentligt for lejers brugsret: Lejer kan efter forgæves påkrav enten selv udbedre manglen for udlejers regning (problematisk) eller få Huslejenævnet til at pålægge udlejer at udbedre manglen. Og måske kan lejer få lejen nedsat indtil udbedring er sket.
- Hvis manglen er mindre væsentlig: Det kan være, at lejer bliver nødt til at leve med manglen under hele lejeforholdet. Men betydningen af, at forholdet er noteret på lejers mangelsliste er så, at lejer i hvert fald ikke hæfter for det mangelfulde forhold ved fraflytningen.
Hvis lejer bliver nødt til at bebo et mangelfuld lejemål kan manglen betyde, at den aftalte leje måske vil kunne nedsættes, da lejen typisk er aftalt ud fra den forudsætning, at der ikke er mangler ved lejeforholdet.
Indflytningssyn
Hvis udlejer lejer mere end ét lejemål ud, kan det være, at udlejer indkalder til et indflytningssyn i forbindelse med indflytningen og udarbejder en indflytningsrapport. Hvis udlejer afholder indflytningssyn, skal han indkalde lejer til dette.
Har udlejer afholdt indflytningssyn og har udarbejdet en indflytningsrapport, skal udlejer udlevere en kopi af denne til lejer ved synet, eller sende den til lejer inden 2 uger efter synet, hvis lejer ikke deltog, eller ikke vil kvittere for modtagelsen af rapporten.
Hvis udlejer ikke gør dette mister han muligheden for at fremsætte istandsættelseskrav mod lejer i forbindelse med fraflytningen bortset fra krav for skader, som lejer er ansvarlig for.
Reglen om indflytningssyn og indflytningsrapport gælder dog ikke, hvis udlejer kun lejer det ene lejemål ud, f.eks. et hus, en ejerlejlighed, førstesalen i udlejers hus eller tilsvarende.